Privatlivspolitik for Samordningsenheden 14

1. Dataansvarlig

Samordningsenheden 14 (“Foreningen”) er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger.

Navn: Samordningsenheden 14
CVR: 45745783
E-mail: persondata@samordningsenheden14.dk
Hjemmeside: www.samordningsenheden14.dk

2. Hvilke oplysninger behandler vi – og hvorfor?

Medlemmer (ordinære og støttemedlemmer):

• Almindelige oplysninger: Navn, adresse, e-mail, telefon, fødselsdato, indmeldelsesdato, kontingentstatus, deltagelse i arrangementer.

• Følsomme oplysninger (kun ved samtykke): Oplysninger om funktionsnedsættelse/handicap, udelukkende til brug for handicaptilskud og tilpasning af aktiviteter.

• CPR-nummer (kun hvis nødvendigt): Anvendes alene til lovpligtige indberetninger og slettes straks, når formålet ophører.

Frivillige/bestyrelsesmedlemmer:
Ud over ovenstående kan vi behandle bankoplysninger (godtgørelser), oplysninger om tillidsposter, samt oplysninger om strafbare forhold (børneattest) når loven kræver det. Vi opbevarer ikke selve børneattesten, men alene resultatet af vurderingen og dato for indhentelsen.

Formål:

• Medlemsadministration og kontingentopkrævning.

• Planlægning, gennemførelse og opfølgning på aktiviteter/arrangementer.

• Dokumentation over for kommune/tilskudsmyndigheder (f.eks. medlemmer under 25 år, handicaptilskud).

• Kommunikation til medlemmer (nyhedsbreve, indkaldelser).

• Økonomi/bogføring (lovpligtige bilag).

• Historik og statistik i anonymiseret form.

3. Retsgrundlag

Behandlingen sker på følgende grundlag:

• GDPR art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af medlemsaftalen).

• GDPR art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser i at drive en forening og dokumentere aktiviteter).

• GDPR art. 6, stk. 1, litra c (lovkrav, f.eks. bogføringsloven, kommunale tilskudsbetingelser).

• GDPR art. 6, stk. 1, litra a (samtykke, f.eks. til frivillig afgivelse af handicapoplysninger).

• GDPR art. 9, stk. 2, litra a (udtrykkeligt samtykke til behandling af følsomme oplysninger).

• Databeskyttelseslovens § 11 (CPR-numre).

Samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved skriftlig henvendelse.

4. Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi modtager primært oplysningerne fra dig via indmeldelsesblanketter, e-mails og anden direkte kontakt. Vi modtager ikke personoplysninger fra tredjepart til markedsføringsformål. I særlige tilfælde kan oplysninger indhentes fra offentlige myndigheder (f.eks. SKAT), eller fra kommuner i forbindelse med tilskudsansøgninger.

5. Videregivelse og databehandlere

Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt og lovligt:

• Til kommuner/tilskudsmyndigheder for at dokumentere tilskudsberettigede medlemmer/aktiviteter.

• Til revisor, bank og offentlige myndigheder i forbindelse med lovpligtig rapportering.

• Til databehandlere (f.eks. Google), der leverer IT-drift. Vi anvender kun GDPR-kompatible databehandlere og har indgået databehandleraftaler (GDPR art. 28).

Vi videregiver ikke oplysninger til tredjemand til markedsføring.

6. Overførsel til tredjelande

Google og enkelte andre IT-løsninger kan indebære overførsel til lande uden for EU/EØS. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og supplerende sikkerhedsforanstaltninger. Du kan få kopi af de anvendte garantier ved at kontakte os.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de angivne formål:

• Medlemmer: Slettes senest 6 måneder efter medlemsophør.

• Frivillige/bestyrelse: Slettes senest 6 måneder efter ophør af hvervet. Navne kan fremgå af referater/årsrapporter mv. af historiske hensyn.

• Regnskabsdata/bilag: Opbevares i 5 år jf. bogføringsloven.

• Handicapoplysninger: Slettes så snart tilskuddet er afgjort eller tilpasning ikke længere er relevant – senest ved medlemsophør.

• Anonymiserede data: Kan gemmes uden tidsbegrænsning til statistik.

8. Dine rettigheder

Du har ret til:

• Indsigt (art. 15)

• Berigtigelse (art. 16)

• Sletning (art. 17)

• Begrænsning (art. 18)

• Dataportabilitet (art. 20)

• Indsigelse (art. 21)

• At trække samtykke tilbage (art. 7)

Kontakt os via persondata@samordningsenheden14.dk for at udøve dine rettigheder. Vi har ikke udpeget en ekstern databeskyttelsesrådgiver (DPO), da Foreningen ikke er forpligtet hertil.

Klage kan indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.

9. Sikkerhed

Adgang til dine oplysninger er begrænset til relevante personer efter “need-to-know”-princip og beskyttet med adgangskoder og 2‑faktor-godkendelse. Vi anvender kryptering/drevbegrænsning, hvor det er relevant. Vi gennemgår løbende vores sikkerhedsforanstaltninger.

10. Ændringer

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, f.eks. ved ændringer i IT-leverandører, nye aktivitetstyper eller nye lovkrav. Ved væsentlige ændringer orienterer vi medlemmerne. Den til enhver tid gældende version ligger på www.samordningsenheden14.dk/om-os/privatlivspolitik.

Senest opdateret: juli 2025