Privatlivspolitik

Samordningsenheden 14 ("Foreningen") er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der er beskrevet i denne privatlivspolitik. Foreningen har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver, da Foreningen ikke er forpligtet hertil.

I denne privatlivspolitik har nedenstående begreber følgende betydning:

Foreningen behandler personoplysninger til følgende formål:

1. Medlemsadministration og kontingentopkrævning.
2. Planlægning, gennemførelse og opfølgning på Aktiviteter.
3. Dokumentation over for kommuner, fonde og tilskudsmyndigheder.
4. Kommunikation med medlemmer, frivillige, samarbejdspartnere og myndigheder.
5. Økonomi, bogføring og lovpligtig rapportering.
6. Sikker administration af Foreningens frivillige, bestyrelse og tillidsposter.
7. Dokumentation, kommunikation, rekruttering og historisk arkivering ved brug af Billedmateriale.
8. Anonymiseret statistik og historik.

Foreningens behandling sker på følgende grundlag:

• GDPR art. 6, stk. 1, litra b:Opfyldelse af medlemsforholdet.
• GDPR art. 6, stk. 1, litra c:Overholdelse af retlige forpligtelser, herunder bogføring og dokumentation over for myndigheder.
• GDPR art. 6, stk. 1, litra f:Foreningens legitime interesser i at drive en forening, administrere medlemmer, dokumentere Aktiviteter og kommunikere om Foreningens virke.
• GDPR art. 6, stk. 1, litra a:Samtykke, f.eks. til frivillig afgivelse af handicapoplysninger eller visse former for Billedmateriale.
• GDPR art. 9, stk. 2, litra a:Udtrykkeligt samtykke til behandling af særlige kategorier af personoplysninger.
• GDPR Databeskyttelseslovens § 11:Behandling af personnummer (CPR-nummer).
• GDPR GDPR art. 10 og databeskyttelseslovens § 8, stk. 3:Behandling af oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med børneattest.

Ved behandling af Billedmateriale på grundlag af litra f har Foreningen foretaget en konkret interesseafvejning og vurderet, at Foreningens legitime interesser i dokumentation og kommunikation som udgangspunkt ikke tilsidesættes af de registreredes rettigheder, når der er tale om fælles Aktiviteter og Billedmaterialet er af generel og ikke krænkende karakter.

Når Foreningen tager billeder ved Aktiviteter, informerer Foreningen herom i invitationen, ved skiltning eller ved mundtlig orientering.

Medlemmer og deltagere, der ikke ønsker at blive fotograferet, kan kontakte Foreningen på persondata@samordningsenheden14.dk før, under eller efter Aktiviteten.

Hvis behandlingen sker på grundlag af legitime interesser, har den registrerede ret til at gøre indsigelse af grunde, der vedrører den pågældendes særlige situation, jf. GDPR artikel 21, stk. 1. Ved en berettiget indsigelse ophører Foreningen med den pågældende behandling, medmindre Foreningen kan påvise vægtige legitime grunde.

Foreningen modtager primært oplysninger direkte fra dig via indmeldelsesblanketter, formularer, deltagelse i Aktiviteter og anden kontakt med Foreningen.

Billedmateriale kan indsamles af Foreningen selv, af frivillige, af bestyrelsesmedlemmer eller af samarbejdspartnere, når dette sker som led i Foreningens Aktiviteter.

Foreningen modtager ikke personoplysninger fra tredjemand til markedsføringsformål.

Foreningen videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt og lovligt, herunder til:

1. Kommuner, fonde og tilskudsmyndigheder, når det er nødvendigt for dokumentation.
2. Revisor, bank og offentlige myndigheder i forbindelse med lovpligtig rapportering.
3. Leverandører af IT, hjemmesidedrift og e-mail samt andre databehandlere — udelukkende på grundlag af databehandleraftaler efter GDPR artikel 28.
4. Sociale medier og andre Kommunikationskanaler, når Foreningen offentliggør Billedmateriale.
5. Pressen eller samarbejdspartnere, hvor dette er sagligt begrundet.

Foreningen sælger ikke medlemsoplysninger eller Billedmateriale til tredjemand og deler ikke Billedmateriale med tredjeparter til kommerciel markedsføring uden samtykke.

Foreningens brug af IT-leverandører og sociale medier kan indebære overførsel af personoplysninger til lande uden for EU og EØS. I sådanne tilfælde sker overførslen på grundlag af et gyldigt overførselsgrundlag, herunder EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelser eller standardkontraktbestemmelser (SCC), jf. GDPR artikel 45–46.

Du kan få nærmere oplysninger om de anvendte overførselsgrundlag ved at kontakte Foreningen på persondata@samordningsenheden14.dk.

Foreningen opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt:

• Medlemsoplysninger:Slettes senest 6 måneder efter medlemsophør, medmindre længere opbevaring er nødvendig af hensyn til verserende krav eller lovkrav.
• Frivillige og bestyrelsesmedlemmer:Slettes senest 6 måneder efter ophør af hvervet. Navne kan fremgå af referater og årsrapporter.
• Regnskabsdata og bilag:Opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringsloven.
• Handicapoplysninger:Slettes, når tilskudsformålet er opfyldt eller tilpasning ikke længere er relevant — senest ved medlemsophør.
• Frasorteret Billedmateriale:Slettes løbende og senest 12 måneder efter Aktiviteten.
• Ikke-offentliggjort Billedmateriale:Kan opbevares i op til 3 år efter Aktiviteten, hvis materialet fortsat kan være relevant for dokumentation eller historik.
• Offentliggjort Billedmateriale:Kan opbevares og være tilgængeligt, så længe offentliggørelsen tjener et sagligt foreningsformål. Foreningen gennemgår offentliggjort Billedmateriale mindst hvert 2. år.
• Billedmateriale i regnskabsdokumentation:Opbevares så længe det er nødvendigt for revision eller lovkrav — som udgangspunkt 5 år.
• Arkiveret Billedmateriale:Billedmateriale af historisk eller dokumentarisk værdi kan opbevares uden fast tidsbegrænsning. Foreningen gennemgår arkiveret materiale mindst hvert 2. år.
• Anonymiserede oplysninger:Kan gemmes uden tidsbegrænsning til statistik og historik.

Du har efter databeskyttelsesreglerne ret til:

• Indsigt:art. 15 — ret til at få oplyst, hvilke oplysninger Foreningen behandler om dig.
• Berigtigelse:art. 16 — ret til at få urigtige oplysninger rettet.
• Sletning:art. 17 — ret til at få oplysninger slettet, når betingelserne herfor er opfyldt.
• Begrænsning:art. 18 — ret til at få behandlingen begrænset i visse situationer.
• Dataportabilitet:art. 20 — ret til at modtage oplysninger i et maskinlæsbart format, i det omfang behandlingen er baseret på samtykke eller kontrakt og sker automatisk.
• Indsigelse:art. 21 — ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser, herunder behandling af Billedmateriale.
• Tilbagekaldelse af samtykke:art. 7 — ret til at trække samtykke tilbage til enhver tid, uden at dette berører lovligheden af behandling foretaget inden tilbagekaldelsen.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os på persondata@samordningsenheden14.dk. Vi besvarer din henvendelse senest inden 1 måned, jf. GDPR artikel 12, stk. 3.

Klage kan indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.

Foreningen anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger under hensyntagen til oplysningernes karakter og de risici, der er forbundet med behandlingen. Foranstaltningerne omfatter adgangsbegrænsning, adgangskoder, godkendelse i to trin, sletteprocedurer, sikkerhedskopiering og kryptering, hvor det er relevant.

Frivillige, fotografer og andre, der behandler personoplysninger på Foreningens vegne, må kun behandle oplysninger efter Foreningens instruks og skal håndtere oplysningerne fortroligt.

Ved brud på persondatasikkerheden vurderer Foreningen, om bruddet skal anmeldes til Datatilsynet og om de berørte registrerede skal orienteres.

Ved indmeldelse bekræfter medlemmet at have modtaget og læst denne privatlivspolitik og at være informeret om, at Foreningen kan behandle personoplysninger, herunder Billedmateriale, som beskrevet heri.

Denne bekræftelse udgør ikke i sig selv et generelt samtykke til enhver brug af Billedmateriale. Behandling af Billedmateriale sker på det retsgrundlag, der er beskrevet i punkt 5. Hvor særskilt samtykke er nødvendigt, indhenter Foreningen dette særskilt, jf. punkt 3.4.

Foreningen kan opdatere denne privatlivspolitik, f.eks. ved ændringer i leverandører, nye aktivitetstyper, nye Kommunikationskanaler eller ændrede lovkrav.

Ved væsentlige ændringer orienterer Foreningen medlemmerne via elektronisk post eller opslag på Foreningens hjemmeside, inden ændringen træder i kraft. Foreningen gemmer tidligere udgaver af privatlivspolitikken, så Foreningen kan dokumentere, hvilken information medlemmerne tidligere har modtaget.

Den til enhver tid gældende udgave findes på www.samordningsenheden14.dk/privacy/.